När ska man boka event?

Datum för event är en av de stora frågorna vi måste lösa tidigt i planeringsstadiet.

I dagsläget håller vi på att planera flera en-dags event utspridda under 2022.

För att hitta lämpliga datum tänker vi igen dessa nyckelfaktorer:

🔑 Målgrupp? Även inom en bransch finns flera subgrupper. Vilka är målgruppen för eventet och när funkar eventet för dem? Vardagar eller helger? Vår eller Sommar? … Det går ofta bra att boka in event kopplade till målgruppens jobb dagtid vardagar, t.ex. mässor, kurser och networking-event. Men för event kopplade till målgruppens hobby (vilket ofta är fallet för oss nördar) är helger, röda dagar och semestertider mycket bättre.

🔑 Samarbetspartners? Vilka vill vi samarbeta med för att skapa eventet och när kan de? Utan dem blir det inget event.

🔑 Storlek? Är eventet menat bli stort, och locka besökare från hela Sverige, kanske även utlandet, betyder konkurrenternas och samarbetspartners schema mycket större roll. Om eventet är mindre spelar konkurrenternas och samarbetspartners schema mindre roll.

Vad som är stort och litet relateras till målgruppen. T.ex. finns det mängder av brädspelare i Sverige, men målgruppen för en turnering i spelet Wingspan är kanske 100 personer totalt i Sverige. 🔑 Lokal? Även om vi hittar det perfekta datumet kommer det inte spela någon roll om ni inte har en lokal då. Kostnad går hand i hand med detta då lokalkostnader kommer vara en av de största utgifterna. De flesta lokaler har perioder på året då det är mindre efterfrågan, vilket gör det enklare att boka (mindre konkurrens) och billigare. Det är värt att ta reda på när lokalerna har möjlighet att köra.

🔑 Konkurrerande event? Även inom en specifik bransch finns ofta mängder av mässor, turneringar, konvent, utställningar etc. som lockar samma målgrupp och samma samarbetspartners. Och även om några datum är lediga kanske de är precis innan eller efter ett potentiellt konkurrerande event. Här är det värt att fundera på målgruppens geografiska läge då konkurrerande event som kör samma datum kan gå bra, givet att de är på olika sidor av landet. Å andra sidan kanske de samarbetspartners vi vill köra med är på andra sidan landet då…

När svaret på frågorna ovan konkretiseras blir det mycket lättare att välja datum för ditt event.

En sista tanke är att boka eventen tillräckligt långt bort för att ha tid att inte bara planera, utan också marknadsföra eventet.

Har du ytterligare tips, eller missade vi något? Dela gärna din erfarenhet.